WhatsApp w komunikacji biznesowej – dlaczego nie należy go używać?

Czy WhatsApp to bezpieczny komunikator dla firm?

W 2014 r. Facebook przejął WhatsApp za 19 miliardów dolarów, za tak wysoką ceną stał fenomen WhatsApp, który już w momencie sprzedaży miał pół miliarda aktywnych użytkowników miesięcznie. W maju 2020 r. WhatsApp rozrósł się do ponad 2 miliardów użytkowników.  

Na początku WhatsApp służył głównie do komunikacji z rodziną i przyjaciółmi, jednak szybko pracownicy zaczęli używać tego komunikatora do komunikacji biznesowej. Dlaczego tak się stało? Apka jest bezpłatna, prosta w użytkowaniu i większość z nas ma ją już zainstalowaną na swoich urządzeniach. Pomimo tego, że na pierwszy rzut oka stosowanie WhatsApp wydaje się atrakcyjnym rozwiązaniem, nie jest to najlepszy pomysł. I to nie tylko ze względu na zmasowane ataki na użytkowników WhatsApp

Bezpieczna komunikacja w biznesie - dlaczego nie należy używać WhatsApp do komunikacji biznesowej

Nie ma nic bardziej cennego niż Twoje firmowe dane. Dostęp do nich powinien być szczególnie chroniony, a WhatsApp w przeszłości był ostro krytykowany za brak ochrony danych swoich użytkowników. Ponadto Europejski Trybunał Sprawiedliwości orzekł, że amerykańskie firmy technologiczne, w szczególności Facebook, nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych swoim europejskim użytkownikom. 

Jeśli Twoi pracownicy używają WhatsApp do komunikacji biznesowej na swoich osobistych telefonach, to mogą narażać Twoją firmę na poważne naruszenia bezpieczeństwa danych. Nie warto ryzykować bezpieczeństwa firmy i narażać się na poważne konsekwencje nieprzestrzegania przepisów RODO.

Zarządzanie komunikacją biznesową za pośrednictwem WhatsApp to koszmar

WhatsApp początkowo służył do komunikacji osobistej, więc od użytkowników nie wymagało się profesjonalnych nazw. I tak Twoich pozostałych pracowników lub klientów może na grupowym czacie przywitać Nosacz Janusz czy Słodka Kicia666. Chyba nikomu nie trzeba tłumaczyć, jak wpływa to na wizerunek firmy.

Brak możliwości zarządzania użytkownikami na WhatsApp może powodować w codziennej pracy sporo zamieszania i chaosu, a to prowadzi do niespójnej komunikacji i utraty produktywności

Na firmowym czacie pracownicy często przypadkowo publikują osobiste wiadomości, co wprowadza wyłącznie dodatkowy chaos. 

whatsapp niebezpieczny

Korzystasz z WhatsApp w swojej firmie? Uważaj na problemy związane z bezpieczeństwem

Niestety WhatsApp jest regularnie hakowany, jeśli chodzi o bezpieczeństwo znajduje się na samym dole listy. To jeden z najbardziej podatnych na złośliwe oprogramowanie komunikatorów. A wśród jej użytkowników znajdziemy wielu oszustów, czyhających na nasz nawet najmniejszy błąd. 

Wyjątkowo niebezpiecznie robi się, kiedy pracownik odchodzi z firmy, praktycznie nie ma szybkiego sposobu na usunięcie go z grupy WhatsApp, co oznacza, że ​​nadal będzie miał dostęp do poufnych informacji biznesowych.

Ograniczenia grup na WhatsApp a bezpieczeństwo

Wprawdzie grupy WhatsApp są ograniczone do 100 osób, jednak brak możliwości zarządzania nawet mniejszą liczbą użytkowników jest wyjątkowo niepraktyczne. Niezależnie od obszaru najlepiej wybrać oprogramowanie, które jest skalowalne i nadąży za rozwojem naszej firmy. 

Do czego może doprowadzić brak zarządzania użytkownikami? W przypadku WhatsApp spory problem pojawia się, jeśli pracownik zmieni swój numer telefonu i nie zostanie usunięty ze służbowego czatu, w najgorszym wypadku nowy właściciel numeru telefonu, który niegdyś należał do naszego pracownika będzie otrzymywać wszystkie wiadomości z firmowego czatu. 

Grupowymi czatami tym trudniej zarządzać, gdy są tworzone ad hoc. To sprawia, że nie możesz kontrolować, kto ma dostęp do poszczególnych czatów. Poważny problem pojawia się także, kiedy Twoi pracownicy nie chcą udostępniać swoich prywatnych numerów współpracownikom, gdyż wtedy nie będą mogli dołączyć do grup stworzonych na WhatsApp.

WhatsApp a przepisy RODO

Przepisy RODO mają również ogromny wpływ na komunikację wewnętrzną, dlatego potrzebujesz komunikatora, którego działanie będzie zgodne z RODO. Konsekwencje nieprzestrzegania RODO są ogromne i dotykają one nawet takich gigantów jak Google, który został ukarany grzywną w wysokości 50 milionów euro, za niedostarczenie użytkownikom odpowiednich informacji na temat zasad dotyczących wykorzystania danych. 

Sposób, w jaki Twoja firma gromadzi, przechowuje i wykorzystuje dane osobowe, jest pod większą kontrolą niż kiedykolwiek, a firmy, które zostaną przyłapane na korzystaniu z przestarzałych, niezgodnych z przepisami narzędzi komunikacyjnych, takich jak WhatsApp, będą musiały zapłacić wysoką grzywnę

Czy użytkownicy naprawdę chcą korzystać z WhatsApp w pracy?

WhatsApp stał się popularnym narzędziem komunikacji w miejscu pracy, głównie z potrzeby chwili. Nagła konieczność pracy zdalnej obnażyła słabości wielu firm. Nieprzygotowanie na taką ewentualność sprawiło, że wielu pracowników musiało zacząć korzystać z WhatsApp czy Messengera służbowo, choć dotychczas komunikowali się tam wyłącznie z rodziną i znajomymi. 

Wielu użytkowników uważa, że używanie WhatsApp czy Messengera do komunikacji biznesowej zaciera granicę między ich życiem osobistym a życiem zawodowym. A psycholodzy alarmują, że w ten sposób narażamy pracowników na wypalenie zawodowe. 

Zapisz się na
newsletter

Zaufali nam:

Sprawdź jak ocenili nas klienci

5/5
Bezpieczeństwo sieci

Gałczyńskiego 18
40-587 Katowice
NIP: 651-15-41-295
Tel: 32 225 99 66

email: kontakt@vida.pl

Rozwiązania IT

Gałczyńskiego 18
40-587 Katowice
NIP: 651-15-41-295
Tel: 32 225 99 66
email: kontakt@vida.pl
F-Secure
Dołącz do newslettera i otrzymaj roczną ochronę antywirusową F-Secure Internet Security. Klucz uprawnia do korzystania z rocznej, pełnej wersji oprogramowania, którą możesz zainstalować na 3 urządzeniach z systemem Windows. Wystarczy, że: