Archiwizacja poczty elektronicznej

Oprogramowanie do archiwizacji poczty e-mail

Dlaczego należy archiwizować stare maile?

Aktualnie ponad połowa populacji korzysta z poczty e-mail, szacuje się, że do końca 2024 r. liczba aktywnych użytkowników wzrośnie do 4,4 miliarda. W samym 2020 r. łączna liczba dziennie wysyłanych i odbieranych e-maili przekroczyła 306 miliardów. Wśród tych wiadomości jest wysyłanych aż 3,4 miliarda fałszywych e-maili, które służą wyłudzaniu informacji i infekowaniu naszych urządzeń złośliwym oprogramowaniem.

Zanim zdecydujemy się na oprogramowanie do archiwizacji poczty firmowej, powinniśmy wziąć pod uwagę, że każdego dnia przeciętny pracownik biurowy otrzymuje średnio 121 e-maili. Około 60% odbieranych wiadomości zostaje otwarta na urządzeniach mobilnych i trend ten stale rośnie, podobnie jak to, że coraz więcej pracowników (aż 82%) sprawdza pocztę e-mail poza standardowymi godzinami pracy. Chyba nie trzeba dodawać, że 99% konsumentów codziennie sprawdza swoją pocztę e-mail, a większość z nas czyta maile, zanim wstanie z łóżka 😉

Liczby mówią same za siebie, bez oprogramowania do archiwizacji poczty, a także jej backupu nasza codzienna praca może się skomplikować, a dotarcie do starego e-maila może się okazać niemożliwe. Jednak za pomocą odpowiedniego narzędzia błyskawicznie wyszukasz nawet już dawno zarchiwizowane wiadomości.

Archiwizuj pocztę firmową. Archiwizacja poczty e-mail vs. backup

Pandemia Covid-19 sprawiła, że coraz więcej kluczowych informacji organizacje wymieniają wyłącznie poprzez wiadomości e-mail. Sporo przedsiębiorstw dba już o regularne wykonywanie kopii zapasowych poczty e-mail, jednak niemniej ważna jest archiwizacja poczty. Czym różni się backup poczty od jej archiwizacji? Kopie zapasowe mają na celu przywrócenie stanu serwera sprzed incydentu bezpieczeństwa, natomiast archiwizacja umożliwia szybki dostęp do starszych wiadomości bez konieczności odtwarzania całej bazy danych.

Oprogramowanie do archiwizacji poczty elektronicznej - na co zwrócić uwagę?

Dla użytkowników najważniejszy będzie przyjazny interfejs i błyskawicznie wyszukiwanie, niezależnie od tego, czy wiadomość pochodzi sprzed kilku dni, czy kilku lat. Zanim zdecydujesz się na konkretne narzędzie, upewnij się, że będzie one pracować z Twoim serwerem pocztowym (Exchange, O365, Gmail, Postfix, Zimbra, Lotus), obecnie na rynku są już dostępne narzędzia służące do archiwizacji poczty, które współpracują z każdym serwerem pocztowym.

Oprogramowanie do archiwizacji poczty powinno nie tylko bezpiecznie przechowywać nasze wiadomości, ale umożliwiać do nich dostęp z urządzeń mobilnych. Zadbaj także o to, aby wybrane przez Ciebie narzędzie spełniało wymogi dot. przepisów RODO.

Warto, aby narzędzie archiwizowało wiadomości z różnych źródeł, nie tylko poczty e-mail. Pracownicy coraz częściej wykorzystują komunikatory internetowe, dlatego przechowywanie takich wiadomości w oddzielnym repozytorium jest obecnie nieodzowne.

Coraz większa liczba wiadomości powinna skłonić Cię do wyboru narzędzia, które będzie oszczędnie korzystać z przestrzeni dyskowej. Deduplikacja (każda wiadomość będzie przechowywana tylko w jednym egzemplarzu, niezależnie od tego, do ilu skrzynek pocztowych trafiła) i kompresja danych to w dzisiejszych czasach konieczność, inaczej szybko przeciążysz serwery magazynowania plików w Twojej firmie.

Łukasz Kucharski
Łukasz Kucharski

Wiadomości e-mail to szybki i wygodny sposób komunikacji nie tylko z rodziną i przyjaciółmi, ale także ze współpracownikami i klientami. Przewagą poczty elektronicznej nad innymi kanałami komunikacji jest niewątpliwie to, że pozwala dokumentować prowadzone konwersacje i w łatwy sposób wyszukiwać informacje zawarte w korespondencji. 

W firmowej korespondencji e-mail znajduje się szereg bezcennych danych, które należy chronić, dlatego warto wybrać rozwiązanie do archiwizacji poczty, które będzie przechowywać nasze wiadomości w bezpiecznym miejscu – chmurze lub na serwerze poza siedzibą firmy. 

Dobre narzędzie do archiwizowania poczty elektronicznej może być także pomocne w przypadku awarii, kiedy konieczne będzie przywracanie danych z kopii zapasowych. Odpowiednie narzędzie może znacząco przyspieszyć ten proces. 

Dlaczego warto archiwizować wiadomości? Serwery, które są obciążone gigantycznymi ilościami danych pochodzących z wiadomości e-mail będą nam utrudniać pracę. Wyszukanie konkretnej wiadomości może okazać się żmudnym i długim procesem, lepiej zainwestować w oprogramowanie, które będzie automatycznie archiwizować wiadomości e-mail w naszej firmie, dzięki temu zyskamy pewność, że żadna istotna wiadomość nie zostanie usunięta przez pracownika, który na swojej skrzynce zmagał się z limitem wiadomości. 

Automatyczna archiwizacja to także oszczędność czasu Twoich pracowników. Błyskawiczne wyszukiwanie wiadomości i brak konieczności poświęcania czasu na usuwanie wiadomości znacząco przyspieszą codzienną pracę, a dział IT nie będzie musiał się zmagać z zapytaniami dotyczącymi limitów skrzynek pocztowych i ich konfigurowania.  

Jak wobec tego najlepiej archiwizować pocztę elektroniczną? Najlepiej zrobić to za pomocą dobrego oprogramowania, które zapewni automatyczną archiwizację, wysokie standardy bezpieczeństwa i niewielkie zużycie przestrzeni dyskowej

Wybierz produkt
Bezpieczeństwo sieci

Gałczyńskiego 18
40-587 Katowice
NIP: 651-15-41-295
Tel: 32 225 99 66

email: kontakt@vida.pl

Archiwizacja poczty elektronicznej

Rozwiązania IT

Gałczyńskiego 18
40-587 Katowice
NIP: 651-15-41-295
Tel: 32 225 99 66
email: kontakt@vida.pl